Technologien
09.10.2007 - Elektronische Dokumenten-Management-Systeme in der Praxis
Haben Aktenberge bald schon ausgedient?
Die primäre Funktion eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems ist die Erfassung, Speicherung und Verwaltung aller unternehmensrelevanten Dokumente. Der Mehrwert und die Nutzbarkeit von DMS gehen dabei aber weit über die Bereitstellung eines digitalen Archivs hinaus. Nicht umsonst sind Dokumenten-Management-Systeme der funktionale Kern und integraler Bestandteil des übergeordneten Enterprise-Content-Managements (ECM).
Der Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen
Der schematische Aufbau von DMS lässt sich exemplarisch darstellen. Die Verbindung aus Datenbanken und Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand verbleiben, und Archivierungsinstanzen bilden den Speicherpool. Dazu kommen noch zentrale Verwaltungs- und Konvertierungsebenen, die den reibungslosen Austausch verschiedenster Datentypen und -quellen sicherstellen. Nur logisch ist die Verbindung aus Dokumentenmanagement und ERP-Systemen (ERP = Enterprise Resource Planning). Damit werden Kunden- und Transaktionsdaten mit dem Dokumentenbestand verknüpft.
Im ersten Schritt weg von papierbasierenden Dokumentbeständen werden Dokumente zentral gescannt und attribuiert. Der Begriff Dokument ist im Sinne der elektronischen Verwaltung aber sehr weit gefasst. Egal ob beispielsweise gescannter Brief, Textverarbeitungsdatei, E-Mails, Datensätze aus Tabellen oder digitale Bildquellen - im Sinne des DMS werden prinzipiell alle Dokumentenarten gleich behandelt.
Allen archivierten Dokumenten gemeinsam ist, dass sie Datenbank-, in der Regel Server-gestützt, und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Datei-Management-Systemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Verwaltung großer Informationsmengen mit der Option von zugeordneten Metadaten wie Schlagworten, Indizes oder anderen Klassifizierungssystemen. Die Indexierung aller Dokumente beinhaltet meist die Option, freie Schlagworte zu vergeben. Zusätzliche Informationen wie Anlagen, Zusätze, Schriftverkehr, Bilder, aber auch ein Pool externer Informationen wie Gesetze oder Gutachten lassen sich frei zuordnen und administrieren. Stammdaten oder andere Zusatzinformationen können sofort oder im Workflow eingebunden werden.
Der Zugang auf die zentralen Dokumentenbestände erfolgt entweder per Client-Software oder, noch bequemer, browserbasiert. Die übersichtliche Darstellung aktueller Software-Lösungen orientiert sich dabei zunehmend an gewohnten Ordnerstrukturen auf dem eigenen PC. Variable Benutzerrechte können dabei den Zugriff auf sensible Dokumente regeln. Ein wichtiges Feature für die Usability von DMS ist die Möglichkeit, Nutzeroberflächen beinahe nahtlos in bestehende Desktop- und Officeebenen zu integrieren.
Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
Mit der elektronischen Dokumentenverwaltung werden gleich eine ganze Reihe von Schwierigkeiten bei traditionellen Archivierungsverfahren gelöst. Umständliche, unvollständige und langwierige Zugriffe sind mit DMS ein Problem von gestern. Mit der Indexierung aller Dokumente, der Zuordnung von Schlagworten bis hin zur Rechercheoption über die Volltextsuche gestaltet sich der Dokumentenzugriff wesentlich umfassender, präziser und nicht zuletzt komfortabler. Die zentrale Verwaltung aller relevanten Unternehmensdokumente und -daten stellt in Verbindung mit der Vergabe von Benutzerrechten die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit für alle berechtigten Personen sicher. Egal ob kaufmännische oder technische Dokumente, Literaturbestände, behördliche Akten oder sonstige Dokumente: Das DMS gewährleistet jederzeit die leichte Wiederauffindbarkeit.
Ein weiterer spezifischer Vorteil eines DMS lässt sich aus handels- und steuerrechtlichen Dokumentationspflichten ableiten. Mit dem Einsatz eines DMS, idealerweise mit einer implementierten Versionskontrolle, lassen sich auch in Zukunft jederzeit abgeschlossene Geschäftsvorgänge abbilden und zum revisionssicheren Nachweis heranziehen. Dokumente werden langfristig sicher archiviert.
Der Hauptnutzen von DMS resultiert aber aus ihrem Potenzial, unternehmerische Abläufe effektiver und transparenter zu gestalten. Vordefinierte Abläufe und Aufgaben können mit dem automatisch gesteuerten Zugriff auf relevante Dokumente logisch und zeitlich strukturiert werden. Das DMS erlaubt es, relevante Dokumente automatisiert dem entsprechenden Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. In weiteren Schritten kann der ganze Ablauf der Bearbeitung komplexer Daten und Dokumente verwaltet und gesteuert werden.
Dokumenten-Management-Systeme in der Praxis: "forcont factory" beim Helmholz-Zentrum für Umweltforschung
Dass die Einführung von DMS prinzipiell alle Geschäftsbereiche mittelständischer Unternehmen und Institutionen positiv beeinflussen kann, zeigt die Einführung von "forcont factory", einem Produkt des Leipziger Unternehmens forcont business technology GmbH, bei der Helmholz-Zentrum für Umweltforschung GmbH (UFZ). Die ehemals dezentrale Dokumentenverwaltung am UFZ führte zu wesentlichen Schwierigkeiten, die Übersicht über vitale Dokumente wie beispielsweise auslaufende Wartungsverträge zu behalten. Jede Fachabteilung bearbeitete und archivierte jeweils ihre relevanten papierbasierten Vertragsdokumente. Prozessbedingt zusammenhängende Dokumente verloren sich unüberschaubar verteilt in verschiedenen Archiven. Gerade in diesem Bereich sorgte die effiziente Verwaltung aller Vertragsdokumente und -daten mit der automatisierten Terminüberwachung von "forcont factory" für eine deutlich erhöhte Sicherheit und Wirtschaftlichkeit.
"Die intuitive und anpassbare Oberfläche der Software erlaubt uns, die verschiedenen Aufgaben von Einkauf, Rechtsabteilung und unseren Forschungsbereichen individuell abzubilden. Gleichzeitig stehen sämtliche Verträge jederzeit zentral für die Lizenznehmer zur Verfügung, so dass eine mühsame und aufwendige Suche nach Verträgen in den Abteilungen jetzt der Vergangenheit angehört", so Dr. Thomas Wieser, IT-Leiter am UFZ.
Der vollständige Überblick über alle unternehmenseigenen Dokumente ist eine der elementaren Voraussetzungen für größtmögliche Transparenz und damit Nachvollziehbarkeit aller unternehmenseigenen Prozesse. Intelligentes Dokumentenmanagement kann damit zum entscheidenden Faktor zwischen Kosten und Risiko einerseits, sowie Ertrag und Erfolg andererseits werden.
Der Kosten-Nutzen-Faktor
Das Beispiel zeigt, welches Optimierungspotenzial für betriebliche Prozesse in der Einführung von DMS steckt. Bei allen Vorteilen von elektronischen Dokumenten-Management-Systemen: Neben dem hohen Aufwand für Anschaffung und Implementierung ist auch der Administrationsaufwand nicht zu unterschätzen. Dazu kommt, dass die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten zeit- und personalintensiver sein kann, als die bloße Ablage.
Alle diese Posten produzieren kurzfristig vor allem Kosten. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile hingegen lassen sich nur schwer gegenrechnen. Die eminenten Verbesserungen im Zugriff auf Dokumente und im Workflow effektivieren die unternehmerische Basis auf eine Weise, die sich nicht endgültig quantifizieren lässt. Maßstab für die Kosten-Nutzen-Rechnung bleibt, wie genau die eingesetzten Softwaresysteme auf die Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten werden können. Spätestens bei den langfristigen Folgen, von der Revisions- bis zur Datenbestandssicherheit, kommt dann auch der Kostenvorteil von elektronischen Dokumenten-Management-Systemen zum Tragen.
Traditionelle Dokumentenmanagement- oder Workflow-Konzepte, soviel ist sicher, sind kaum mehr in der Lage, alle Informationen oder Dokumente eines Unternehmens gewinnbringend aufzubereiten und zu verwalten. Innovative Technologien, die genau das bewerkstelligen, werden dringend gebraucht.
Die forcont business technology GmbH ist ein auf Enterprise-Content-Management spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig sowie Geschäftsstellen in Berlin und Düsseldorf. Das Unternehmen wurde 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH gegründet und agiert seit 2000 eigenständig unter dem Namen forcont: Es entwickelt und implementiert elektronische Aktenlösungen zur Steuerung kaufmännischer und technischer Geschäftsprozesse. Mit "forcont factory" bietet forcont ein Produkt an, das die Eigenschaften eines webbasierten Dokumenten-Management-Systems mit denen einer zentralen Integrationsplattform kombiniert. Zudem leistet forcont den kompletten Service rund um maßgeschneiderte Projektlösungen in Verbindung mit dem ERP-System der SAP AG.
Die Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH - UFZ wurde 1991 gegründet und beschäftigt sich als erste und einzige Forschungseinrichtung der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren
(09.10.2007 / Quelle: saxxess.com / forcont business technology GmbH / Bild: forcont business technology GmbH)
