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21.09.2007 - Software Asset Management: Aufräumen lohnt sich!
Software
Lizenzmanagement und Software Asset Management sind Sache der Geschäftsleitung!
Die Realität in Unternehmen oder Institutionen der öffentlichen Hand ist jedoch eine andere. Über 80 Prozent der Unternehmen - ob Mittelstand oder große, global agierende Unternehmen - haben ihr Lizenz- und Vertragsmanagement gar nicht oder nur teilweise automatisiert und vernachlässigen so wesentliche Optimierungspotenziale.
Intransparenz von Lizenzrecht
Gründe dafür liegen darin, dass die Fragen nach der vorhandenen Infrastruktur oder den aktuellen IT-Prozessen, ob für Hardware oder Software, von den Verantwortlichen IT- Leitern nur bedingt beantwortet werden können. Wenige wissen, welche Software auf wie vielen Servern und Clients wie genutzt wird. Aktueller Lizenzbestand und künftiger Lizenzbedarf, das Nutzungsverhalten der Anwender und nicht zuletzt die lizenzrechtlichen Vereinbarungen der verschiedenen Hersteller entziehen sich meist dem Wissen und dem Überblick der IT-Entscheider und damit der Möglichkeit Kosten und Zeit zu optimieren.
Unternehmen sind eher überlizenziert
Auch die Scheu vor rechtlichen Konsequenzen - gehen doch Verantwortliche oft von einer bestehenden Unterlizenzierung aus - hemmt die Durchführung professioneller Software Asset Management Prozesse maßgeblich. Unberechtigt, wie sich zeigt. Denn in 25 bis 35 Prozent der Unternehmen liegt sogar eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung oder eine Überlizenzierung vor.
Effizientes Software- und Lizenzmanagement
Unter diesem Begriff versteht man die kontinuierliche Verwaltung aller Softwarebestände in Bezug auf kaufmännische und vertragliche Aspekte in direkter Beziehung zur Installation und Nutzung von Softwareprodukten. Oder einfacher: Das auch unter dem Schlagwort Software Asset Management (SAM) bekannte Verfahren sollte die IT-Infrastruktur eines Unternehmens lückenlos abbilden. Möglich werden dadurch die korrekte Lizenzierung aller verwendeten Komponenten und die kostenoptimierende Anpassung des Soft- und Hardwarebestandes an den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens. Ergebnis ist eine strukturierte und organisierte Softwarearchitektur.
Bestandteile des SAM-Prozesses
Jedes Unternehmen sollte sich fragen, welche Software wirklich benötigt wird. Die Antwort auf diese Frage hilft dabei, Lizenzen korrekt und effizient zu beschaffen und stellt eine Richtlinie für den Aufbau und Erhalt eines entsprechenden Standards.
- Übersicht über alle erworbenen Lizenzen
- Übersicht über abgeschlossene Software-Rahmenverträge
- Feststellung der installierten Software
- Feststellung der Softwarenutzung (Metering)
- Abgleich der erworbenen Lizenzen mit der installierten Software
- Abgleich der installierten mit der genutzten Software
Die Feststellung der Softwarenutzung im erweiterten Modell wird auch als Metering bezeichnet. Mit Hilfe dieser Daten ist es möglich, den tatsächlichen Softwarebedarf wesentlich genauer festzustellen. Wer hat wann welche Software benutzt? Dabei kann ausgewertet werden, welche Programme (auch ohne Zutun des Anwenders) gestartet und welche davon tatsächlich genutzt werden, bis hin zu einer Aussage, wie viel Prozent aller Suiten-Nutzer (Office Professionell) die für die Suite typischen Applikationen (z. B. access, infopath) nicht nutzen.
Zeit und Qualität
Auf dem IT-Markt gibt es derzeit verschiedene Anbieter mit Produkten und Services unterschiedlicher Qualität. Deshalb sollten Unternehmen und Institutionen bei der Auswahl eines SAM-Dienstleisters auf folgende Kriterien achten:
- Können Lizenzen und Lizenzmodelle umfassend erfasst werden?
- Wird die lizenzrechtliche Wirklichkeit abgebildet?
- Können upgrate- und downgrade-Verknüpfungen berechnet werden?
- Ist die Produkterkennung in Verfahren und Definition 100 Prozent treffsicher?
- Wie viele Produkte und Suiten von wie vielen Herstellern können erkannt werden?
- Beruht die Analyse auf Algorithmen und "guten Schätzungen" oder individuell bereitgestellten Datensätzen?
- Kann jedes Produkt oder jede Suite nach Version, Edition und Sprachversion erkannt werden?
- Kann zu jeder Lizenz erkannt werden, welche Produkte sowohl im upgrate als auch im downgrade genutzt werden können?
- Können Produkt/Suite in Lizenzpflichtigkeit erkannt werden?
- Welche Ebenen erreicht das Metering? (Wer hat wann welche Software benutzt? Welche Programme (auch ohne Zutun des Anwenders) werden gestartet? Welche davon tatsächlich genutzt? Wie viel Prozent aller Suiten Nutzer (Office Professionell) nutzen die für die Suite typischen Applikationen (z. B. access) nicht?)
Fazit
Gutes Software Asset Management erfordert viel Zeit und Arbeit. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und verläuft proportional zur Unternehmensgröße. Bei Unternehmen mit 500 Computern dauert gutes Lizenzmanagement zwischen drei Monaten und zwei Jahren. Am Ende stehen jedoch transparente Geschäftsprozesse im Soft- und Hardwarebereich, nachweisbare Einsparungen an Kosten und Zeit und nicht zuletzt rechtskonforme Lizenzierung. Wie gesagt: Aufräumen lohnt sich!
(21.09.2007 / Quelle: Kathrin Sieber, PC-WARE Information Technologies AG / Bild: saxxess.com)
