IT-Recht
Pflichtangaben für E-Mail und Geschäftsbriefe
Wer bislang auf seiner geschäftlichen Briefpapier nur eine Postfachadresse angegeben hatte, muss dies ändern. Der in Kraft getretene neue § 15 b GewO schreibt jetzt vor, dass das Unternehmen in in der geschäftlichen Korrespondenz seine ladungsfähige Anschrift anzugeben hat. Die Angabe des Postfaches reicht nicht mehr aus, verpflichtend ist die Angabe des Name des Inhabers oder Vertretungsberechtigten des Unternehmens und des Sitzes der Niederlassung mit Strassenadresse.
Für die geschäftliche Briefkorrespondenz gab es darüber hinaus schon lange Vorschriften, welche weitere Informationen Unternehmen in Ihren Schreiben und Dokumenten mitzuteilen haben. Anfang des Jahres wurden diese Vorschriften ausgedehnt auf jede Form geschäftlicher Korrespondenz. Maßgeblich hierfür war die Änderung der §§ 37a HGB, 80 Abs. 1 S. 1 AktG, 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG. Diese wurden eigentlich nur dahingehend ergänzt, dass die bislang unstreitig für den schriftlichen Briefverkehr geltenden Vorschriften für jede Form der geschäftlichen Kommunikation und Korrespondenz gelten. Damit wollte der Gesetzgeber klarstellen, dass auch eine Korrespondenz, die auf elektronischem Wege abläuft, die gesetzlichen Vorschriften zu beachten und die Pflicht-angaben zu enthalten hat.
Unstreitig gelten diese Vorschriften für Emails oder Fax. Da die Pflichtangabe nach dem Gesetzestext für geschäftliche Korrespondenz in jeder Form vorgeschrieben sind, macht es auch keinen Unterschied, ob man einen Geschäftsbrief als Pdf-Datei oder als reine Textmail versendet. Ob der Gesetzgeber aber auch die SMS im Blick hatte, ist unter Juristen noch nicht endgültig geklärt. Es dürfte abgesehen von den Kosten kaum im Sinne des Verkehrs sein, wenn wegen der Begrenzung der SMS auf 160 Zeichen beim Empfänger neben der eigentlichen Mitteilung noch weitere SMS eintreffen und vielleicht dessen Speicher blockieren, nur um den Empfänger über die Adresse und Rechtsform des Unternehmens zu informieren.
Auch zur Gestaltung der Pflichtangaben äußert sich der Gesetzgeber. Die Angaben müssen deutlich und leicht lesbar sein. Ausscheiden dürften damit Lösungen, in der Email auf einen externen Link zu verweisen, der erst angeklickt werden muss. In Zeiten, da zahlreiche Schadsoftware sich durch Anhänge in Emails verbreitet, sollte eine solche Lösung ohnehin schon aus Sicherheitsgründen ausscheiden.
Verbindlich sind die Regelungen für jegliche geschäftliche Korrespondenz. Die Art des Schreibens ist unbeachtlich. Es muss aber an einen bestimmten Empfänger außerhalb des Unternehmens gerichtet sein. Die Pflichtangaben gelten also insbesondere auch für Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Bestellungen, Bestellscheine, Lieferscheine, einfache Mitteilungen, Quittungen, personalisierte Werbesendungen. Sie gelten nicht für Rundschreiben, Kataloge, Preislisten und andere Schreiben, die allgemein und ohne bestimmten Empfänger versandt werden, wie etwa Postwurfsendungen, allgemeine Rundschreiben etc. Auch bei Mitteilungen und Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden, sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Hier sind die Pflichtangaben nicht gefordert.
Konkret ergeben sich für die Unternehmen folgende Pflichtangaben, die sie zukünftig zu beachten haben. Sie sind nachfolgend nach der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens genannt:
1. Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag:
Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname, Adresse
2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts ohne Handelsregistereintrag
Name der Gesellschaft, Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Gesellschafters, Adresse
3. Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister mit Angabe der Rechtsform ("eingetragener Kaufmann", "e.K.", "eK", "e.Kfm." oder "e.Kfr."), Ort der Handelsniederlassung (Adresse ), zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer,
4. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Hinweis auf die Rechtsform "OHG" oder "KG", Ort der Handelsniederlassung (Adresse), zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer. Ist Gesellschafter eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG), sind deren Angaben zu ergänzen.
5. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Hinweis auf die Rechtsform"GmbH", Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers, Ort der Handelsniederlassung (Adresse), zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer,
6. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit Aufsichtsrat
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Hinweis auf die Rechtsform"GmbH", Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers, Ort der Handelsniederlassung (Adresse), zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden, Adresse
7. Aktiengesellschaft (AG)
Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Angabe der Rechtsform "AG", Ort der Handelsniederlassung (Adresse), zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder, Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden, Adresse
8. Partnerschaftsgesellschaften (PartG)
Namen der Partnerschaft, Gesellschaftsform, Sitz der Partnerschaftsgesellschaft, Partnerschaftsregisternummer, Adresse. Zusätzlich sind die Vorschriften des Berufsrecht einzuhalten.
9. Genossenschaften
Name der Genossenschaft, Gesellschaftsform, Sitz der Genossenschaft, Adresse, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder, Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden sowie soweit vorhanden des Aufsichtsratsvorsitzenden.
Die Vorschrift ist eine Ordnungsvorschrift. Hält der Pflichtige die Pflichtangaben nicht ein, kann das Registergericht gegen ihn mit Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro vorgehen. Bedenken, die bei Einführung der neuen Regelung zu Beginn des Jahres geäußert wurden, dass nämlich aus der Gesetzesänderung eine neue Abmahnwelle entstehen wird, haben sich bislang nicht bestätigt. Schon bislang waren Verstöße gegen die Pflichtangaben nicht automatisch ein Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht und damit nicht abmahnfähig. Trotzdem sollte man in seinem Unternehmen darauf achten, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Am einfachsten geschieht dies, wenn die Angaben etwa in die am Ende einer Email vom Programm automatisch eingefügte Signatur aufgenommen werden.
